İYİLEŞTİRMELER

Hukuk Müşavirliğimiz, Üniversitemizin yargı mercileri nezdindeki temsil görevini ifa eden, hukuki riskleri yöneten ve idarenin işlem ve eylemlerinin hukuka uygunluğunu temin eden temel birimlerden biri olup, bu niteliği gereği mevzuat, içtihat ve uygulamalar bakımından kendisini sürekli güncel tutmakla yükümlüdür. İdarenin hukuki güvenliğinin sağlanması, kamu kaynaklarının korunması ve olası uyuşmazlıkların önlenmesi açısından bu sorumluluk, yalnızca bireysel mesleki yeterlilikle sınırlı olmayıp kurumsal işleyişin de sistematik, izlenebilir ve denetlenebilir bir yapıya kavuşturulmasını zorunlu kılmaktadır.

Bu çerçevede, 2024 ve 2025 yılları içerisinde Hukuk Müşavirliğimiz bünyesinde yapılan değerlendirmeler ve birim içi gözlemler neticesinde tespit edilen aksaklıkların giderilmesi amacıyla kapsamlı bir iyileştirme süreci başlatılmış ve somut adımlar atılmıştır. İlk aşamada, birimin görev alanı, yetki sınırları, sorumlulukları ve çalışma yöntemlerinin açık, öngörülebilir ve bağlayıcı bir çerçeveye kavuşturulması hedeflenmiş; bu doğrultuda Kütahya Dumlupınar Üniversitesi Hukuk Müşavirliği Görev, Yetki ve Sorumlulukları ile Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönerge hazırlanarak yürürlüğe konulmuştur. Söz konusu Yönerge ile birim faaliyetlerinin kişisel inisiyatiflerden ziyade kurumsal kurallar temelinde yürütülmesi sağlanmış, iş süreçlerinde birlik ve standardizasyon tesis edilmiştir.

Yasal bir zorunluluk olan Kurum içi Arabuluculuk uygulamalarına yönelik Kütahya Dumlupınar Üniversitesi Arabuluculuk Komisyonu Çalışma Ve Usul Esaslarına İlişkin Yönergesi hazırlanarak bu konuyla ilgili iş ve işlemler sistemsel bir hale getirilmiştir. 

Hukuki işlemlerin sürekliliği, dosya bütünlüğünün korunması ve geçmişe dönük denetim imkânlarının güçlendirilmesi amacıyla birim arşivine yönelik kapsamlı bir çalışma gerçekleştirilmiş; fiziki ve dijital arşiv düzeni tamamlanarak dosyaların güvenli, erişilebilir ve sistematik bir yapıya kavuşturulması sağlanmıştır. Bu sayede hem kurumsal hafıza güçlendirilmiş hem de olası bilgi ve belge kayıplarının önüne geçilmesi hedeflenmiştir. 

Öte yandan, dava ve icra dosyalarının daha etkin, verimli ve güvenli bir biçimde takibinin sağlanması amacıyla, manuel ve hata riskini artıran Excel tabanlı dosya takip uygulamalarına son verilmek üzere; veri güvenliği, yetkilendirme ve izlenebilirlik esaslarını gözeten bir dosya takip yazılımının geliştirilmesi için Üniversitemiz Dijital Dönüşüm Ofisi ile iş birliği yapılarak D-Hukuk Dava Takip Sistemi için çalışmalara başlanmıştır. Hâlihazırda test aşaması devam eden söz konusu yazılım ile tüm aktif ve pasif dosyaların sisteme entegre edilmesi hedeflenmekte olup, bu sayede hukuki süreçlerin anlık olarak izlenmesi, raporlanması ve denetime hazır hale getirilmesi ile kamu kaynaklarının verimli kullanılması amaçlanmaktadır. 

Ayrıca, birim içi iş ve işlemlerin kişisel uygulamalara bağlı kalmaksızın belirli bir disiplin ve düzen içerisinde yürütülmesini teminen, Hukuk Müşavirliğimiz tarafından birim içi iş akışlarını, görev dağılımını ve uyulması gereken usul ve esasları düzenleyen yazılı bir metin hazırlanmış; söz konusu metin tüm personele tebliğ edilerek yürürlüğe konulmuştur. Bu düzenleme ile yapılan tüm iş ve işlemlerin yazılı kayıt altına alınması, sorumlulukların açık şekilde belirlenmesi ve kurumsal hesap verebilirliğin güçlendirilmesi hedeflenmiştir. 

Sonuç itibarıyla, Hukuk Müşavirliğimiz tarafından hayata geçirilen bu düzenlemeler ve iyileştirme faaliyetleri; hukuki hizmetlerin etkinliğini artırmayı, kurumsal işleyişi güçlendirmeyi, hukuki riskleri asgari seviyeye indirmeyi ve üniversitemizin yargı mercileri nezdindeki temsil faaliyetlerini daha sağlam, şeffaf ve sürdürülebilir bir zemine oturtmayı amaçlamaktadır. Bu çalışmalar, yalnızca mevcut aksaklıkların giderilmesine değil, aynı zamanda ilerleyen süreçlerde ortaya çıkabilecek risklerin önlenmesine ve kurumsal kapasitenin sürekli geliştirilmesine yönelik bütüncül bir yaklaşımın tezahürü niteliğindedir.